10 semplici regole per l'email

Ci sono centinaia di post in cui si elencano le 10 regole per una buona comunicazione email.. Eppure...

Comunicare bene è uno dei fondamenti della comunicazione elettronica, soprattutto quando non si conosce l'interlocutore, o si vuole presentare sè stessi o la propria azienda / servizio. Esistono moltissimi articoli, documenti, consigli, suggerimenti per farlo nella maniera migliore, eppure molti ancora non sanno come comunicare correttamente. Rivediamo alcune regole cruciali.

1. Non scrivere in MAIUSCOLO. Spesso si pensa che usando il maiuscolo si dia più enfasi a quello che si sta scrivendo, ma l'effetto è il contrario: scrivere in maiuscolo equivale a gridare! E lo stesso dicasi per scritte in grassetto, in rosso o nei colori pià vivaci, magari in più parti del documento. Non fatelo.
2. Curate molto il titolo. Il titolo è la vostra presentazione iniziale, e se scrivete banalità, troppo sintetiche o non comprensibili rischiate di finire dritti dritti nel cestino!
3. Rispondere appropriatamente. C'è una grande differenza tra "Rispondi a tutti (Reply to all)" e "Rispondi (Reply)": nel primo caso, tutti quelli che hanno ricevuto l'email riceveranno la tua risposta, nel secondo caso si risponde solo al mittente del messaggio. Usatelo con rispetto di quelli che, pur avendo ricevuto il messaggio, non sono interessati alla vostra risposta.
4. Usare correttamente A, CC e BCC. La terminologia adatta varia da client di posta all'altro, comunque  A sta per Destinatario, CC sta per Carbon Copy (il messaggio è inviato al Destinatario e in copia a CC), BCC (o CCn) sta per Blind Carbon Copy o In Copia Nascosta, dove il messagio viene inviato al Destinatario ed in copia nascosta ad altri utenti, che quindi non sono visti dal destinatario. Spesso consiglio, quando si devono inviare comunicazioni a più persone, di inviare l'email con Destinatario sè stessi e in BCC tutti gli altri, in modo da mantenere riservata la lista dei vostri contatti, anche per una questione di privacy.
5. Allegati: pochi e con parsimonia. Gli allegati sono importanti, ma bisogna tenere in mente che le email non sono fatte per trasferire documenti di grosse dimensioni. Spesso l'invio è limitato dai server a 2/4 Mb, ma non è questo il punto: inviate solo documenti di piccole dimensioni, per rendere più veloce la trasmissione, e non intasare i canali di trasmissione. Vi ringrazieranno tutti i destinatari. Per inviare grossi documenti, per inciso, esistono vari altri servizi.
6. Utilizzare correttamente la forma, la lingua e la sintassi. Anche qui, può sembrare strano ma moltissime email sono dei veri disastri in questi aspetti: date un aspetto corretto alle vostre comunicazioni, cercando di salutare all'inizio ed alla fine, firmando l'email ed utilizzando correttamente la lingua in uso nella comunicazione. Ma vi rimando al punto successivo...
7. Non inviate cose inutili. Inutile, allo stesso modo, inviare forme di saluto prolisse ed inutili, così come firme lunghe, con tutte le norme della privacy in 4 lingue e loghi di azienda e certificazioni. E' inutile, appesantisce l'email e probabilmente farà anche innervosire il vostro interlocutore.
8. Attenzione a quello che scrivete.  La comunicazione email è rapida e veloce, ma non bisogna eccedere né in un senso, né nell'altro: un'email scritta troppo rapidamente, senza pensare a quel che si sta scrivendo, potrà causarvi dei guai seri. Pensate bene a quello che avete da dire, e come lo dite. Di per sè, la comunicazione scritta non dà la possibilità di esprimere le proprie sensazioni, quindi massima attenzione!
9. Non inviate materiale non richiesto. O diventerete degli spammer. Inviate solo il necessario, sarà poi l'interlocutore, se interessato, a contattarvi per chiedervi maggiori informazioni. Eviterete di perdere un possibile cliente / interlocutore se sarete troppo prolissi.
10. Utilizzate un buon antivirus. In alcuni sistemi operativi, è d'obbligo avere un buon antivirus che protegga voi, ed il vostro interlocutore, da virus o malaware inaspettato.

Non è molto, ma sicuramente se si inizia con poche, certe regole, la comunicazione aumenterà di valore per voi ed i vostri destinatari.

Photo credit: Flickr user Ray_from_LA (Creative Commons)